Vian Tahir

Hjälper dig att bli #trollresistent

Kategori: PR

Sociala medier i offentlig sektor och blockering

En (för mig) ickenyhet dök upp i flödet på Twitter, om Filippa Reinfeldts instagramkonto. Det är väldigt sällan jag klickar på en länk som handlar om en persons instagramkonto, men här fanns någonting som jag blev nyfiken på: Hon hade nämligen blockerat en användare som nu hade valt att göra en JO-anmälan. 

Det finns en sak i artikeln som jag tycker är anmärkningsvärd: Att det tar landstingskansliet 4 månader och ett journalistsamtal att svara på en fråga. Det är riktigt pinsamt.

I övrigt är det inte ett så värst komplicerat fall, trots att det under dagen funnits de som vill hävda annorlunda. Jag har twittrat om det och även skrivit en kommentar hos Emanuel Karlsten. Men jag tänkte förklara lite mer, samt i och med min förklaring hoppa över diskussionen kring vad som är att betrakta som ett officiellt konto eller inte. För det är egentligen inte relevant. Det finns bara en sak att ta ställning till. Anmälningen till JO gäller nämligen en begäran att häva blockeringen. Och då kan vi helt enkelt svara på frågan om det är tillåtet enligt offentlighetsprincipen att blockera en användare i ett socialt medie.

När jag var talare på en konferens som SKL (Sveriges kommuner och landsting) höll om just sociala medier, passade jag på att reda ut vad som gäller kring blockering med en av SKL’s jurister. Ja. Det är tillåtet att stänga av användare på sociala medier. Varför? För att du inte stänger av personen från alla kontaktvägar. Att blockera någon i ett socialt medie innebär inte att skärma av personen från organisationen helt och hållet. Hen kan fortfarande använda de andra kontaktvägar som finns (i vårt fall bland annat besök, telefon eller mejl). Vi kan jämföra det med att man kan avhysa en otrevlig eller hotfull person från en kommunreception utan att det bryter mot lagar eller regler.

Här blir det uppenbart att vissa experter inte har tillräckligt hög kunskap kring det sociala medie de uttalar sig om. När Nils Funcke pratar om att Reinfeldt inte får spärra någon från bilder går diskussionen åt fel håll. Ja att undanhålla allmänna handlingar från någon är inte tillåtet. Men att blockera någon på ett öppet socialt medie som Instagram innebär inte att användaren inte har tillgång till bilderna. De går fortfarande att ses här. Det som händer med till exempel Instagram, Facebook eller Twitter är att användaren fortfarande kan läsa det som läggs upp på sidan men inte kan interagera med sidan genom att till exempel kommentera, skicka meddelanden eller liknande.

Så.

Är Filippa Reinfeldts konto otydligt kring om det är privat eller officiellt och därmed allmänna handlingar eller inte? Ja, men det var inte frågan.

Bryter det mot offentlighetsprincipen eller serviceskyldigheten att blockera någon på Instagram? Nej.

Tips på vägen!

För dig som jobbar i en offentlig verksamhet och har hand om ett officiellt konto på sociala medier: kommunicera klart och tydligt vilka regler som gäller och vad som händer om användare bryter mot de reglerna. Det har vi bland annat gjort här men även i de sociala medier där det finns utrymme att publicera reglerna (lättare med Facebook än Twitter till exempel). Reglerna gäller både saker som är rena lagbrott, men även sådant som vi inte anser vara passande som svordomar eller reklam.  Där skriver vi även klart och tydligt vad som händer om någon bryter mot reglerna:

Järfälla kommun förbehåller sig rätten att ta bort kommentarer som bryter mot något i ovanstående lista, samt stänga av användare som bryter mot dessa regler från det sociala mediet i fråga.

Blockerar vi personer som bryter mot reglerna? Helst inte. Det vi gör är att ta bort inlägg som bryter mot reglerna och meddelar personen ifråga varför vi har gjort det, samtidigt som vi hänvisar till våra regler. Skulle en person bryta mot reglerna fler gånger så har vi då informerat om vad som gäller samt vad konsekvenserna blir och kan då blockera personen.

Det är bra att hålla i minnet att man faktiskt kan använda blockknappen även som myndighet. För som vi vet är det inte alltid kattungar och enhörningar på internet.

Årets pressrum igen!

Nu har jag för andra året i rad det bästa pressrummet enligt Mynewsdesks kundtävling Årets Pressrum! Och det här året med en väldigt smickrande motivering:

Med ett aktivt kommunikationsarbete, både gällande frekventa uppdateringar och nyttjande av pressrummets många funktioner har denna kommun blivit en förebild för offentliga verksamheters digitala kommunikation.

Jag har för första gången fått citera mig själv och har nu en ännu större respekt för kollegorna som skriver sina citat, eller än mer ställer sig inför en kamera och berättar om sina tankar. Det var inte det lättaste att slänga ihop några meningar när man helst bara vill skrika ”YEEEEEESSS!!!” och göra Kenneth Anderssons målgest från VM- 94. (Vilket var ungefär det jag gjorde på prisutdelningen.) Så här blev citatet, när jag hade redigerat bort bröl och segerdanser:

Vi är väldigt glada över att ha vunnit priset för andra året i rad, det är ett kvitto på att det lönar sig att arbeta långsiktigt och strategiskt. Det är riktigt kul att vi kan vara en förebild för andra kommuner och organisationer inom offentlig sektor, säger Järfälla kommuns pressekreterare Vian Tahir.

Här kan du läsa nyheten i vårt pressrum.

Mynewsdesk har dessutom en Hall of Fame där vi är med från start och förhoppningsvis många fler år framöver.

Digital KOMMUNikation och pr

I oktober höll jag ett seminarium på Mynewsdesk om hur vi på Järfälla kommun jobbar med digital kommunikation och pr. Eftersom seminariet filmades går det att se i efterhand.

I videoklippen berättar jag hur vårt arbete har sett ut och hur vi har lyckats öka vårt mediegenomslag. Jag pratar även om hur man kan lyfta fram medarbetare för att sätta ett ansikte på kommunen och vilka fördelar det finns med att vara mer personlig. Sedan avslöjar jag vårt nästa steg i arbetet med vår digitala kommunikation – att låta Järfällaborna visa sin bild av kommunen.

Typiskt nog hade jag en prasslande tröja på mig (vet nu bättre till nästa gång) så vi fick bryta mitt i för att försöka rätta till det och videoupptagningen är därför uppdelad i två delar.

Digital kommunikation och pr – del 1

Digital kommunikation och pr – del 2

Kommuner på Mynewsdesk

För ett tag sen började jag följa några kommuner på MyNewsdesk. Jag är ju en tävlingsmänniska, så det började med att jag tänkte att det kan vara bra att ha lite koll på konkurrensen inför nästa Årets Pressrum (man vill ju gärna behålla en vinnartitel). Jag skapade ett eget konto här och började leta efter kommuner. Det slutade med att jag följde varenda kommun jag kunde hitta.

Nu får jag ett mail en gång om dagen med pressutskick från de kommuner jag följer samlade i en lista med rubrik och en kort sammanfattning. Jag fick hjälp av Sofia Eiworth på MyNewsdesk som skickade över ett dokument med länkar till alla kommuner som jag följer. Jag tänkte att jag skulle dela med mig av listan till er andra kommunare där ute. Det är alltid bra att se på vad andra gör för att få idéer och inspiration. Dessutom är det ett smidigt sätt att snabbt testa vad det är man själv reagerar på och blir nyfiken på att läsa mer om. (Kan snabbt konstatera att invigningar, spadtag och liknande inte är en av de sakerna.)

Här är alla kommuner jag lyckades hitta, säg gärna till om det saknas någon! Och glöm nu inte att följa den som än så länge sitter på tronen – Järfälla kommun.

Alingsås kommun
Alvesta kommun
Arvidsjaur Kommun
Arvika kommun
Avesta kommun
Bengtsfors kommun
Bodens kommun
Borås Stad
Botkyrka kommun
Ekerö kommun
Fagersta kommun
Fastighetskontoret, Stockholms stad
Gällivare kommun
Göteborgs Stad
Halmstads kommun
Helsingborgs stad
Huddinge kommun
Huddinge Kommun – Politiker
Hässleholms kommun
Jokkmokks kommun
Järfälla kommun
Kalix kommun
Katrineholms kommun
Kristianstads kommun
Kristinehamns kommun
Kulturförvaltningen Stockholms stad
Kungälvs kommun
Kävlinge kommun
Landskrona stad
Lidingö stad
Lidköpings kommun
Linköpings kommun
Malmö stad
Nyköpings kommun
Orsa kommun
Osby kommun
Oskarshamns kommun
Sigtuna kommun
Sollentuna kommun
Solna stad
Stockholms stad
Sundsvalls kommun
Södertälje kommun
Sölvesborgs kommun
Tibro kommun
Uddevalla kommun
Umeå kommun
Upplands Väsby kommun
Uppsala kommun – enheten för näringsliv och marknad
Utbildningsförvaltningen Stockholms stad
Valdemarsviks kommun
Vellinge kommun
Vingåkers kommun
Värmdö kommun
Västerås stad
Växjö kommun
Ystads kommun
Örebro kommun

Vi måste bota vår byråkratiska

I gårdagens Kommungranskarna i Uppdrag granskning kunde man se ett pressat Solna som tyvärr lämnade mycket att önska i deras sätt att besvara frågor. Hur de borde ha gjort istället har Paul Ronge redan skrivit en riktigt bra text om i Dagens Samhälle. Mina funderingar handlar om hur Solna valde att hantera situationen som uppstod efteråt – frågorna och kritiken från tittarna.

På pappret hade de en bra idé om att bemöta kritik i ett eget forum där man inte behöver oroa sig för att bli felciterad eller att svar blir bortklippta. En tanke som säkert hade slagit mig också om vi var i samma situation. Så här valde Solna att hantera det:

Det hade kunnat bli ett bra exempel på hur man använder webb och sociala medier för att hantera en PR-kris på ett smart och effektivt sätt. Om de bara hade kommit ihåg det viktigaste – de upprörda Solnaborna. För kommuner är det här med chatt och sociala medier (tråkigt nog) någonting tämligen nytt. Vi, som i kommunsverige, har börjat använda oss av kanalerna men vi är inte ifatt när det gäller innehållet. Det mest talande exemplet på var det blev fel är det här svaret i chatten:

Guest257 (guest): Hur ser ert attestreglemente ut?
Solna: Se gärna bilaga 20 och 21 under rubriken bilagor i anslutning till utredningen.

Jag blir faktiskt riktigt irriterad av att se hur man svarade, eller snarare inte svarade, på frågorna. Tar folk sig tid att ställa en konkret fråga på en chatt så ska de också få ett konkret svar! Chatten, nyhetstexten och all övrig information på webbplatsen kan summeras i byråkratiska. Ett språk, en inställning och kanske rent av en sjukdom som vi i kommunsverige tyvärr lider av.

Felet de gjorde här var att fundera ut en riktigt bra strategi på vad som borde göras men inte hur. Det är ett misstag jag känner igen allt för väl. Man fokuserar på det praktiska och missar de två viktigaste sakerna. Innehållet och målgruppen. Man är så upptagen med tekniken att man glömmer bort att de som kommer ställa frågor vill ha svar. Man utgår inte ifrån vilka de är och hur man ska svara på frågorna på bästa sätt. I det här fallet hade Solna faktiskt tid att förbereda sig, men de snubblade på mållinjen. Det räcker inte att bara starta en chatt utan att fundera på vilka förutsättningar och förväntningar just den kanalen medför.

Det de borde ha lagt ner mycket mer tid på är att se till så att svaren var enkla, raka och tydliga. Det var det de missade i alla förberedelser – hur svarar vi på frågorna? Vad innebär en chatt för krav på innehållet? Vad har målgruppen för förväntningar? Någon, exempelvis en kommunikatör, borde ha gått igenom det med stadsdirektören. De borde ha bestämt hur de som ställde frågorna skulle tilltalas, vilken ton man skulle hålla och vilket språk man skulle använda. Stadsdirektören borde ha fått rådet att vara en riktig person och inte en byråkrat. En så enkel sak som att det hade kunnat stå “Kristina Tidestav” som avsändare istället för “Solna” hade gjort väldigt stor skillnad. Att tilltala de som ställde frågor med namn (i de fall där de hade angett det) och börja med ett “Hej” är en annan enkel sak som hade ändrat framtoningen.

Om jag blev irriterad av att se chatten, hur är det då för en Solnabo att bli hänvisad till en utredning eller få samma ickesvar som man hörde i programmet? Det är klart att man blir förbannad. Jag blir förbannad.

Varför måste vi hålla fast vid den där byråkratiskan?! Varför måste vi göra oss omöjliga att förstå?! Varför måste vi vara så löjligt myndiga?! Varför använder vi samma språk i en chatt och webbtext som i våra kommunala handlingar?!

Det är här vi inte har hunnit ikapp. Vi har missat att de (för oss) nya kanalerna inte bara kräver nya tekniska lösningar utan även nytt innehåll, en ny ton och ett nytt sätt att bemöta kommuninvånarna. Det som hade behövts i chatten var en riktig person som visar förståelse för att kommuninvånarna är upprörda. Som svarar på frågorna direkt utan att hänvisa till en utredning. Som tar på sig ansvaret. Som förklarar vad det faktiskt var som blev fel och hur man ska se till så någonting sådant inte händer igen. Och som gör det på vanlig jäkla svenska.

Vi måste sluta vara rädda för att ett rakt och enkelt språk gör att vi tappar trovärdighet. Byråkratiskan är problemet och det är dags att vi botas.

Pressmeddelande ≠ interninformation

För ett tag sen skrev jag ett blogginlägg om de vanligaste missförstånden kring pressmeddelanden och vad det är eller snarare inte är. Nu har jag ett tillägg som jag missade den gången.

Eftersom jag jobbar i en organisation med över 3 500 medarbetare, händer det att jag skriver ett pressmeddelande som handlar om flera olika skolor, enheter, avdelningar eller förvaltningar. På samma sätt som i alla andra organisationer och företag behöver enheter, avdelningar och förvaltningar visa på ett gott resultat och berätta internt när man har gjort någonting bra. Det kan ibland vara extra viktigt eftersom vi är en politiskt styrd organisation. Och där kommer prestigen in. Oavsett vad jag skriver om i ett pressmeddelande måste det vara rättvist. Ingen ska lyftas mer än någon annan. Jag har varit med om att en person räknade rader, eller att man kräver att det framgår tydligt vilken enhet som står för vilken bedrift. Man kan tycka att det är fånigt, men det är en fråga som jag behöver hantera då och då.

Då är det viktigt att vara tydlig med att ett pressmeddelande inte är interninformation.
När vi skickar ut ett pressmeddelande, oavsett vad det handlar om, så kommer det från Järfälla kommun. Inte en enskild medarbetare, enhet eller förvaltning. Så enkelt är det. I ett pressmeddelande är det inte enheten i sig som är intressant, det är vad man har uträttat som är nyheten. För svaret på frågan “Vem?” är alltid Järfälla kommun. Det finns ingen anledning att skriva ett pressmeddelande utifrån ett internt organisatoriskt perspektiv, för man hör ju hur det låter – snark. Jag kan inte minnas en journalist som frågat mig om organisationsschema och vilken förvaltning någon tillhör. Man vill självklart ha en kontaktperson att kunna ställa frågor till, men det blir sällan några rubriker eller artiklar som fokuserar på en särskild enhet istället för det man faktiskt har gjort.

På samma sätt som mina pressmeddelanden inte går ut till alla Järfällabor, går de inte ut till alla medarbetare. Det ska de inte göra för att det är inte medarbetarna som är målgruppen, det är journalisterna. Vill man berätta för våra kollegor och politiker att en enhet har uträttat något riktigt bra kan man göra det i våra interna kanaler. Det finns en tidning och ett intranät som fungerar alldeles utmärkt för den saken, där man når troligtvis fler kollegor och politiker än pressmeddelandet. Om det är extremt viktigt att alla får reda på det kan man (till min stora fasa) till och med använda sig av mailadressen Alla_anställda. Som verkligen går ut till alla som har ett @jarfalla.se mailkonto.

Pressmeddelande ≠ samhällsinformation

På sista tiden har jag diskuterat det här med missförstånd kring pressmeddelanden en hel del på Twitter. Det vanligaste är att man tror att ett pressmeddelande innebär automatisk publicitet. Jag har till exempel fått en smärre utskällning från en måttligt missnöjd person som undrade varför det inte stod någonting i tidningarna om pressmeddelandet vi hade skickat ut. Det var väldigt svårt att i efterhand försöka förklara hur hela processen gick till, eftersom förväntningarna och besvikelsen redan var ett faktum. Ofta får jag också propåer om att skicka ut pressmeddelanden för att “det är viktigt att alla Järfällabor blir informerade om det här”.

Efter ett år och ett par missförstånd har jag lärt mig att det är viktigt att vara tydlig med vad ett pressmeddelande innebär. Numera försöker jag få in det i alla presentationer jag håller. De tre viktigaste punkterna är alltid:

Pressmeddelande ≠ samhällsinformation
Syftet med ett pressmeddelande är självklart att få publicitet. Men syftet med den publiciteten är inte i första hand att informera, utan snarare att stärka varumärket och öka kännedomen om Järfälla. När man skickar ut ett pressmeddelande vill man gärna att det ska vara någonting så pass intressant att den som läser det väljer att publicera. Samhällsinformation är självklart väldigt viktigt, men det faller inte alltid in i kategorin “heta nyheter”. Ändrade tider för sophämtningen under jul är faktiskt inte någonting som redaktionerna kastar sig över.

Ett pressmeddelande innebär inte automatiskt publicitet
Det jag bestämmer är att skicka ut ett pressmeddelande. Jag kan bestämma text, bild, tidpunkt och vilka journalister som ska få pressmeddelandet. Där tar det stopp. Jag kan alltid ringa och tipsa journalister om en intressant nyhet, men jag kan aldrig kräva att den publiceras. Det är redaktionen som gör nyhetsvärderingen och fattar det beslutet. Det får man respektera och acceptera. Motsatsen, att tidningarna alltid publicerar det man begär, är rätt och slätt obehaglig. (Vi återkommer till den där gången när jag satt med ett 60-tal kommun- och landstingsrepresentanter som faktiskt klagade på att journalister inte lydde deras minsta vink.)

Om informationen måste nå medborgarna – använd egna kanaler
Om det är viktig information som måste nå Järfällaborna är jag den sista man ska ringa. Jag skickar inte pressmeddelanden direkt till Järfällabor och jag kan aldrig lova att någonting kommer hamna i lokaltidningen. Däremot har kommunen flera egna kanaler som når dem; en helsidesannons i lokaltidningen varannan vecka, en informationstidning en gång i månaden, en webbplats och våra sociala medier. Där kan man dessutom garantera publicitet eftersom det är vi på kommunen som bestämmer vad som publiceras.

En annan tanke om varför det är viktigt att vi kommuner lägger mer fokus på vår egen kommunikation istället för att förlita oss på lokaljournalisterna kommer från @MalinNavelso.

Jag har årets pressrum!

går höll jag ett långt brandtal för kollegan @Henr1a om att man ska vara bättre på att skryta om sig själv och berätta om bra saker man har gjort. Det tänker jag göra nu:

Det första jag gjorde när jag började som pressekreterare i november 2010 var att se mig om efter ett system för pressutskick, eftersom vi inte hade något. Efter att ha tittat på några olika system och diskuterat igenom för och nackdelar valde vi MyNewsdesk och så började jag sakta men säkert att fylla det med information. För varje pressmeddelande fylldes pressrummet även på med någon bild, något dokument eller kanske ett evenemang. När jag upptäckte att man kunde koppla på olika sociala medier var det självklart att koppla på vårt Twitterflöde. Under en utbildning tipsade @SofiaEiw att man kunde publicera pressmeddelanden och nyheter på Facebook – vilket jag genast satte igång med. När vårt pressrum blev nominerat bestämde jag mig för att sätta igång med några idéer jag hade gått och klurat på. En av dem var att använda bloggfunktionen, där vi började publicera de krönikor som tidigare bara har funnits i vår interntidning.

Ett riktigt slitet uttryck är “och på den vägen är det”, men nu är det faktiskt på den vägen det är. Vi satt inte och stötte och blötte en strategi i flera månader utan jag satte helt enkelt igång. Det närmaste man kommer en strategi är att vi bestämde att vi alltid skulle publicera så mycket material som möjligt. Min inställning har från början varit att det vi har det delar vi med oss av. Och så är jag väldigt nyfiken av mig så jag vill gärna testa alla funktioner som finns.

Att dela med sig av allt och testa så mycket som möjligt verkar vara ett segerrecept, för här är jag ett år senare med ett diplom för Årets pressrum i kategorin Offentlig sektor och ideella organisationer!

© 2019 Vian Tahir

Tema av Anders NorenUpp ↑